Como Evitar a Malha Fina do Simples Nacional: Estratégias Contábeis e Jurídicas para Empreendedores e Advogados
Compreendendo o Simples Nacional sob a Perspectiva Jurídico-Contábil
O Simples Nacional é um regime tributário diferenciado, criado pela Lei Complementar nº 123/2006, com o objetivo de simplificar a apuração e o recolhimento de tributos pelas microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP). Embora ofereça benefícios fiscais e administrativos relevantes, ele exige rigor no cumprimento de suas obrigações acessórias e na correta classificação das atividades empresariais.
Sob o ponto de vista jurídico, o Simples é uma forma de tratamento favorecido previsto constitucionalmente no artigo 179 da Constituição Federal. Na prática contábil e fiscal, sua operacionalização exige atenção, particularmente na unificação de tributos federais, estaduais e municipais em uma única guia de recolhimento.
Para advogados que atuam com Direito Empresarial, Tributário ou Societário e para empreendedores em geral, dominar os fundamentos e riscos que envolvem esse regime é essencial.
Riscos Reais: A Malha Fina no Simples Nacional
O Que É a Malha Fina para Empresas no Simples?
Malha fina, no contexto do Simples Nacional, refere-se ao processo de cruzamento de informações pela Receita Federal do Brasil (RFB) e pelos fiscos estaduais e municipais, para verificar incompatibilidades entre os dados declarados pela empresa e outras fontes (como notas fiscais eletrônicas, EFD, imposto retido na fonte ou cartões de crédito).
Apesar de ser geralmente associada à pessoa física, a malha fina empresarial tem se intensificado à medida que o ambiente fiscal automatizado evolui.
Principais Motivos que Levam Empresas do Simples à Malha Fina
Empresas optantes pelo Simples estão sujeitas a um controle cada vez mais rigoroso. Entre os principais fatores que geram inconsistências estão:
1. Faturamento declarado inferior ao obtido (por exemplo, em cartões de crédito);
2. Atividades exercidas incompatíveis com os códigos da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) informados;
3. Falhas na emissão de documentos fiscais eletrônicos (NF-e, NFS-e);
4. Incompatibilidades de valores entre a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) e o PGDAS-D;
5. Distribuição disfarçada de lucros sem respaldo contábil;
6. Uso indevido ou não enquadramento correto no regime tributário.
Estas inconsistências podem levar a exclusão do regime, autuações, multas pesadas e passivos fiscais, com reflexos jurídicos e patrimoniais sérios.
Como Advogados e Empreendedores Podem Prevenir Riscos Fiscais
Planejamento Tributário: O Alicerce da Prevenção
O planejamento tributário é o ponto de partida para reduzir riscos jurídicos e fiscais. Para o Simples Nacional, isso inclui:
– Avaliar corretamente os anexos da LC 123/06 que se aplicam à atividade (Anexos I a V);
– Observar a regra do Fator R (previsto no art. 18, §§ 5-J e seguintes da LC 123/06) para decidir entre Anexo III e V nos serviços;
– Monitorar o faturamento em tempo real para não ultrapassar os limites (ME: R$ 360 mil; EPP: R$ 4.8 milhões anuais).
Infelizmente, muitos empresários cometem o erro de escolher o Simples por ser “mais fácil”, sem análise efetiva das cargas tributárias comparadas, o que pode gerar pagamento indevido ou não aproveitamento de benefícios permitidos por outros regimes.
Contabilidade Regular: Não É Opcional
Ao contrário do senso comum, empresas no Simples não estão dispensadas da escrituração contábil, conforme o artigo 27 da própria LC 123/06. A única possibilidade de dispensa de escrituração contábil completa é se a empresa não distribuir lucros acima do presumido (art. 14 da Lei nº 9.718/98 e IN RFB nº 1.700/2017).
Empresas que distribuírem lucros acima do lucro presumido sem escrituração plena correm o risco de ter esses valores desconsiderados e tributados como pró-labore, com incidência de IRPF, INSS e outras consequências, inclusive penais.
A manutenção de escrituração contábil permite ainda o acesso a créditos, investimentos e é exigida por muitos bancos ao avaliar riscos de crédito ou concessão de financiamentos.
Gestão Fiscal Colaborativa: Contador e Advogado no Mesmo Time
A atuação alinhada entre contador e advogado tributarista ou empresarial é cada vez mais estratégica. O contador terá domínio operacional, mas caberá ao advogado:
– Avaliar o risco jurídico de exclusão ou autuação;
– Definir estratégias de defesa junto ao CARF ou instâncias administrativas municipais e estaduais;
– Apoiar em reestruturações e planejamentos societários para otimização tributária;
– Lidar com autos de infração, multas e processos de compensação ou restituição de tributos.
Essa atuação conjunta forma um ciclo virtuoso de gestão de risco, proteção patrimonial e suporte prático ao negócio.
Vantagens Jurídico-Contábeis do Simples Nacional Quando Bem Utilizado
Se corretamente estruturado e acompanhado, o Simples Nacional traz benefícios relevantes:
Redução da Carga Tributária
Para empresas que se enquadram nos Anexos I e II (comércio e indústria), o Simples proporciona alíquotas iniciais consideravelmente menores comparadas ao Lucro Presumido ou Real.
Nos serviços, a redução depende do percentual de mão de obra (Fator R), sendo necessário atentar para o correto recolhimento da CPP (Contribuição Previdenciária Patronal), dependendo da exclusão ou inclusão e do tipo da atividade econômica.
Unificação das Obrigações Tributárias
O recolhimento dos seguintes tributos em um único documento (DAS) simplifica a vida da empresa e reduz burocracia:
– IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI (se indústria);
– ISS (se prestadora de serviços);
– ICMS (se comércio);
– CPP (em casos específicos).
Contudo, isso não elimina obrigações acessórias, sendo necessário o apoio técnico para o correto preenchimento do PGDAS-D, DEFIS e demais documentos fiscais e contábeis.
Tratamento Diferenciado em Licitações e Créditos
Empresas optantes pelo Simples têm preferência em contratações públicas conforme a Lei nº 14.133/2021 (nova Lei de Licitações), além de contarem com programas de fomento à formalização, acesso ao crédito subsidiado e modalidades de microcrédito direcionado.
Estar regular fiscalmente e fora da malha fina, portanto, é requisito para usufruir desses diferenciais.
Penalidades e Consequências do Descumprimento das Normas
Empresas que caem na malha fina podem sofrer sanções como:
– Exclusão do Simples (com efeitos retroativos);
– Lançamento de ofício e cobrança dos tributos omitidos com juros e multa;
– Aplicação da multa de 75% (ou até 150% com agravantes), prevista no art. 44 da Lei nº 9.430/96;
– Responsabilidade solidária de sócios, nos casos de fraude (art. 135, III, do CTN);
– Implicações penais como sonegação fiscal (Lei nº 8.137/90).
Há, ainda, o risco reputacional e o impacto no relacionamento com fornecedores, clientes e instituições financeiras.
Boas Práticas para Prevenir e Corrigir Inconsistências
Para que empresas permaneçam regulares, recomenda-se:
1. Fazer conferências mensais entre faturamento real, notas fiscais emitidas e valores transmitidos ao PGDAS;
2. Revisar periodicamente os CNAEs e objetos sociais da empresa para uma correta compatibilização entre atuação e tributação;
3. Utilizar sistemas integrados de gestão com emissão automática de NF-e e integração com contabilidade;
4. Não omitir receitas, mesmo as eventuais ou de clientes sem CNPJ;
5. Adotar contabilidade completa, inclusive para apuração de dividendos, pró-labore e reinvestimentos.
Na hipótese de erro passado, consultar um advogado tributarista pode viabilizar a adoção de programas de autorregularização, denúncia espontânea (art. 138 do CTN) ou ingresso em PERDCOMP e outros processos administrativos.
Considerações Finais
Empresários e advogados que conhecem as limitações, benefícios e requisitos do Simples Nacional estão melhor preparados para usá-lo a seu favor. Com o aumento das integrações fiscais e inteligência artificial aplicada à fiscalização, falhas operacionais ou estratégias equivocadas podem custar caro.
A adoção de uma contabilidade bem estruturada, o correto enquadramento tributário e a atuação jurídica preventiva são os principais escudos contra a exclusão do regime e essas consequências.
Insights Essenciais
1. O Simples Nacional não é sinônimo de simplicidade absoluta: exige atenção constante.
2. Escrituração contábil completa evita tributações indevidas sobre lucros distribuídos.
3. O trabalho conjunto entre contador e advogado é essencial na gestão de riscos fiscais.
4. Classificações incorretas de CNAE geram incompatibilidades sujeitas à malha fina.
5. A regularidade fiscal é determinante para acesso a crédito, licitações e crescimento sustentável.
Perguntas e Respostas Frequentes
1. Uma empresa no Simples Nacional pode ficar dispensada de contabilidade?
Somente se ela não distribuir lucros acima do limite do lucro presumido. Caso contrário, é obrigatória a contabilidade completa para evitar tributação de lucros como remuneração.
2. Qual a penalidade para empresas do Simples que forem autuadas por omissão de receita?
Em regra, a multa é de 75% sobre o tributo devido, podendo chegar a 150% se houver dolo, fraude ou simulação (Lei nº 9.430/96, art. 44). Além disso, pode ocorrer exclusão retroativa do regime.
3. A Receita cruza quais informações para identificar irregularidades?
Faturamento declarado (PGDAS-D e DEFIS), NF-e emitidas, movimentações bancárias, operações com cartões de crédito ou débito e dados de instituições financeiras.
4. Como corrigir um erro no PGDAS de meses anteriores?
Por meio da retificação do PGDAS no Portal do Simples Nacional. Caso haja tributo a pagar, é possível realizar a denúncia espontânea para afastar penalidades.
5. Empresas do Simples podem ter CNAEs distintos em sua inscrição?
Sim, mas devem cumprir requisitos para enquadramento, e todas as atividades devem ser permitidas no Simples. Além disso, o anexo e a tributação devem ser corretamente aplicados a cada atividade.
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Este artigo teve a curadoria do time da IURE Digital e foi escrito utilizando inteligência artificial a partir de seu conteúdo original em https://www.contabeis.com.br/noticias/71938/contadores-reforcam-processos-para-evitar-malha-fina-do-simples/.
