A Importância da Automação e dos Softwares de Gestão para a Contabilidade Empresarial
Nas operações modernas de varejo, o uso de softwares de gestão tornou-se fator decisivo para o sucesso e sustentabilidade de negócios. Para advogados e empreendedores preocupados com as obrigações contábeis, fiscais e financeiras, compreender o impacto jurídico e contábil dessa automação é essencial.
Embora os sistemas de gestão sejam frequentemente abordados sob a ótica da eficiência operacional, eles também exercem papel fundamental no cumprimento das exigências legais previstas na legislação tributária, societária e trabalhista brasileira.
Por que a Automação Contábil Devia Importar para Advogados e Empresários
A contabilidade digital é muito mais do que um modismo tecnológico. É uma resposta às exigências crescentes dos órgãos fiscalizadores brasileiros, notadamente a Receita Federal, estados e municípios. A Escrituração Contábil Digital (ECD) e a Escrituração Fiscal Digital (EFD), por exemplo, exigem a apuração e transmissão periódica de dados precisos e consistentes.
Advogados que atuam na estruturação de empresas, planejamento societário e defesa tributária precisam estar atentos: a má gestão contábil, muitas vezes operada por sistemas obsoletos ou controles manuais, pode resultar em autuações, glosas fiscais e responsabilidade solidária ou subsidiária dos sócios e administradores, nos termos do art. 135, III, do Código Tributário Nacional (CTN).
Conexão entre Softwares de Gestão e Conformidade Legal
Os sistemas de gestão modernos integrados com módulos contábil, fiscal e financeiro permitem que as informações sejam registradas desde a origem das operações comerciais. Isso significa que as entradas de mercadorias, vendas, emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) e controle de estoque são todos gerenciados em tempo real.
Esse fluxo impacta diretamente a escrituração contábil e o cumprimento das obrigações acessórias. Ao utilizar um software adequado:
1. Reduz-se o risco de omissão ou duplicidade de lançamentos
Erros manuais em planilhas podem comprometer a apuração correta de tributos como PIS, COFINS, ICMS e ISS. Sistemas automatizados, por outro lado, reduzem estas falhas.
2. Facilita-se a emissão de relatórios financeiros exigidos pela Lei das Sociedades por Ações
Empresas de grande porte precisam elaborar balanços e demonstrações financeiras conforme a Lei n.º 6.404/76. E mesmo as de menor porte, como optantes pelo Simples Nacional ou Lucro Presumido, devem manter escrituração contábil completa conforme impõe o art. 1.179 do Código Civil.
3. Permite o cruzamento automático de dados fiscais
Com os Speds (Sistema Público de Escrituração Digital), a Receita Federal analisa inconsistências em segundos. Um sistema bem parametrizado previne autuações eletrônicas, que não demandam mais fiscalização presencial.
Reflexos Tributários Diretos e Indiretos
Advogados tributaristas e empresários devem considerar que os sistemas de automação impactam diretamente o cálculo de tributos. Isso ocorre não apenas pelo controle mais rigoroso de receitas e despesas, mas também pela adequação à legislação específica de cada regime tributário.
Simples Nacional
Neste regime, a base de cálculo mensal tem regras próprias e considera as receitas auferidas, deduções legais, entre outros aspectos previstos na Lei Complementar 123/2006. Um sistema que não classifica corretamente o tipo de venda ou serviço pode levar à declaração incorreta do PGDAS.
Lucro Presumido
Neste caso, o uso de softwares permite classificar receitas conforme sua natureza e aplicar corretamente percentuais de presunção (art. 516 do RIR/2018), além de emitir documentos hábeis à comprovação de despesas para fins de dedução de PIS/COFINS.
Lucro Real
O maior nível de exigência operacional: escrituração completa de receitas e despesas, controle do Livro Diário, Razão, LALUR e outros. A automação se torna imperativa para garantir integridade dos dados e alinhamento com o art. 274 do RIR/2018.
Responsabilidade Contábil e Societária
Muitos empresários negligenciam a função estratégica da contabilidade. No entanto, seu conteúdo pode ser usado em disputas judiciais trabalhistas, cíveis e até penais. A jurisprudência atual admite o compartilhamento de dados contábeis nos processos, especialmente em casos de desconsideração da personalidade jurídica baseada em confusão patrimonial ou omissão contábil.
Para advogados societários, o controle preciso proporcionado por um sistema de gestão é ferramenta de defesa, especialmente nos termos do art. 50 do Código Civil. Caso a empresa mantenha registros formais e segregação patrimonial clara, reduz-se o risco de responsabilização pessoal dos sócios.
Automação e Concessão de Crédito
Bancos e instituições financeiras analisam a saúde financeira das empresas com base em relatórios e índices contábeis. A automação permite gerar em tempo real dados como fluxo de caixa, índice de liquidez corrente, EBITDA e outros que são exigidos em operações de financiamento.
Empresas sem controle contábil informatizado correm o risco de não conquistar crédito, ou obtê-lo com taxas superiores, por falta de confiabilidade nos dados apresentados.
Compliance e Demonstrações Reais
Com a entrada da Lei Anticorrupção (Lei n.º 12.846/2013) e o avanço de programas de compliance, as demonstrações contábeis passaram a ter mais peso estratégico e legal. A transparência das receitas e despesas, o devido registro de recebimentos e pagamentos e a ausência de registros em “caixa dois”, por exemplo, exigem rigor documental e rastreabilidade.
Uma gestão empresarial assistida por ferramenta tecnológica reduz os riscos legais associados à imputação de crimes tributários ou empresariais, como os previstos nos art. 1º da Lei n.º 8.137/90 (crimes de sonegação fiscal) ou art. 171 do Código Penal (estelionato).
Admissibilidade de Documentos Digitais em Juízo
Do ponto de vista probatório no processo judicial ou administrativo, documentos emitidos e registrados em sistemas idôneos têm sua validade reconhecida. Desde a entrada em vigor da Lei n.º 11.419/2006 (processo eletrônico), o uso de documentos digitais com certificação eletrônica passou a ter maior aceitação.
Portanto, relatórios gerenciais, contratos emitidos por meio de sistemas com carimbo de tempo e hash digital, e registros contábeis sistêmicos válidos possuem maior robustez jurídica.
Segurança de Dados e Dever Legal
Não se pode esquecer que a manutenção de dados contábeis e fiscais está sujeita à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD – Lei n.º 13.709/2018). Os sistemas automatizados devem garantir que os dados sensíveis dos clientes, fornecedores e empregados sejam tratados conforme os princípios da lei, sob pena de sanções administrativas e ações cíveis indenizatórias.
Ao escolher um sistema de gestão ou integrar operações com plataformas contábeis, é crucial verificar sua política de segurança e gestão de dados sob a ótica da conformidade legal.
Como Escolher um Sistema Adequado: Critérios Jurídicos e Contábeis
Embora o empresário normalmente delegue a escolha para a equipe administrativa ou técnica, é prudente que o advogado empresarial e o contador atuem em conjunto na avaliação do sistema, considerando:
Compatibilidade com obrigações acessórias
Certifique-se de que o software gera arquivos compatíveis com Sped Contábil (ECD), Sped Fiscal (EFD), DCTF, ECF, e outras obrigações aplicáveis.
Capacidade de integração com ERPs jurídicos e contábeis
Sistemas isolados podem prejudicar o cruzamento de dados, afetando tanto a contabilidade quanto os registros societários e provas em juízo.
Conformidade com os regimes tributários utilizados
Sistemas genéricos podem não atender especificidades do Simples Nacional, como segregação da receita, ou do Lucro Real, como o controle de despesas dedutíveis x não dedutíveis.
Considerações Estratégicas
Empresas modernas precisam de visibilidade em tempo real de sua realidade financeira, tributária e operacional. E profissionais jurídicos que dominam o impacto dessa integração se tornam peças-chave em reestruturações empresariais, planejamento tributário e defesa patrimonial.
A automação contábil não é apenas uma medida de eficiência: é uma garantia de segurança jurídica, mitigação de riscos e oportunidade de crescimento sustentável.
5 Perguntas Frequentes com Respostas
1. Softwares de gestão substituem um contador?
Não. Embora automatizem tarefas, os sistemas não fazem julgamentos técnicos ou interpretações da legislação. O contador continua essencial tanto para a escrituração como para decisões estratégicas e apuração de tributos.
2. É obrigatório manter controles financeiros digitalmente?
A legislação não obriga o uso de sistema digital, mas as obrigações acessórias eletrônicas só são viáveis com esse apoio. Além disso, sistemas digitais agilizam provas e reduzem riscos de erros.
3. Posso usar os relatórios para defesa em processos judiciais?
Sim, desde que emitidos por sistema confiável e auditável, os relatórios gerenciais têm valor probatório, inclusive em ações cíveis, trabalhistas e tributárias.
4. Há risco de autuação por má configuração do sistema?
Sim. Um sistema mal parametrizado, com classificação errada de produtos ou preenchimento incorreto de campos fiscais, pode levar a declarações errôneas e consequente autuação fiscal.
5. A ausência de sistema pode caracterizar má gestão e afetar os sócios?
Sim. A falta de controles pode justificar a desconsideração da personalidade jurídica, com base no art. 50 do Código Civil ou art. 135 do CTN, responsabilizando os sócios por dívidas da empresa.
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Este artigo teve a curadoria do time da IURE Digital e foi escrito utilizando inteligência artificial a partir de seu conteúdo original em https://blog.omie.com.br/conheca-os-principais-software-para-lojas-de-varejo/.
