LGPD e tratamento de dados de empregados: implicações legais e contábeis
A implementação da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 – LGPD) trouxe transformações significativas para empresas de todos os portes no Brasil. O seu impacto não se limita à tecnologia ou ao marketing: ele se estende diretamente ao departamento pessoal, contabilidade, jurídico e à governança corporativa.
Profissionais do Direito e empreendedores precisam compreender com profundidade como a LGPD afeta o tratamento de dados pessoais no ambiente empresarial, sobretudo quando esses dados envolvem empregados, ex-empregados e prestadores de serviço. A utilização de fotos, nomes e outras informações para fins administrativos, publicitários ou de comunicação interna pode acarretar riscos legais, tributários e financeiros se feita de maneira inadequada.
O que é considerado dado pessoal na LGPD?
De acordo com o art. 5º, inciso I, da LGPD, dado pessoal é toda informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável. Isso inclui nome, CPF, endereço, e-mail corporativo, foto, voz, entre outros.
Além disso, o inciso II do mesmo artigo define dado pessoal sensível, que exige cuidados ainda mais rigorosos, como origem racial, opinião política, orientação sexual e convicções religiosas. Embora a imagem do empregado não seja considerada dado sensível, seu uso indevido pode configurar uma violação da lei.
O tratamento desses dados — que inclui a coleta, armazenamento, uso, compartilhamento e eliminação — só pode ocorrer com base legal. Esse é um ponto central tanto para profissionais da contabilidade quanto para advogados empresariais, pois implica riscos econômicos e jurídicos para os processos internos da empresa.
Base legal para o tratamento de dados de empregados
O art. 7º da LGPD lista as bases legais que autorizam o tratamento de dados. A principal base legal para dados de empregados é o inciso V, que permite o tratamento quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular.
Por exemplo, é lícito tratar dados do empregado para elaboração da folha de pagamento, envio de obrigações acessórias (eSocial, DIRF, RAIS), concessão de benefícios e cumprimento de obrigações trabalhistas.
No entanto, para usos que extrapolam esse escopo, como divulgar fotos de funcionários nas redes sociais da empresa ou em campanhas institucionais, a base legal aplicável tende a ser o consentimento (art. 7º, I). Esse consentimento deve ser livre, informado e inequívoco, bem como específico para a finalidade proposta.
Consequências jurídicas e financeiras da não conformidade
Empresas que não adotam medidas de conformidade estão sujeitas a penalidades administrativas que podem impactar diretamente em sua saúde financeira e reputacional. O art. 52 da LGPD prevê sanções como:
– Advertência com prazo para adoção de medidas corretivas
– Multas de até 2% do faturamento da empresa, limitadas a R$ 50 milhões por infração
– Publicização da infração
– Bloqueio ou eliminação dos dados pessoais
Além do aspecto regulatório, o uso indevido de dados pode originar ações judiciais por danos morais e materiais, com condenações que impactam a contabilidade através do provisionamento de contingências e recomposição patrimonial.
Empresas em estágios de captação de investimentos ou em processos de valuation também podem sofrer desvalorização ou até desistência de investidores, caso haja histórico de não conformidade com a LGPD.
Reflexos contábeis e tributários da LGPD na gestão de pessoal
A gestão dos dados dos empregados não é apenas uma questão jurídica, mas interfere diretamente nos controles contábeis e fiscais. A contabilidade precisa manter e validar registros com respaldo legal, inclusive informações de folha de pagamento, encargos sociais e benefícios, todos compostos por dados pessoais.
Empresas que resolvem adotar boas práticas de governança de dados costumam organizar seus dados de forma mais segura, reduzindo retrabalhos e erros. Com isso, há uma melhora na qualidade das informações contábeis, otimização de obrigações como a DCTFWeb e menor risco de autuações fiscais.
A adoção de medidas corretas também é um diferencial competitivo: empresas que demonstram maturidade em proteção de dados costumam ter maior credibilidade perante bancos, fundos de investimento e órgãos fiscalizadores.
Direito à imagem e o limite da exposição pública no ambiente empresarial
O direito à imagem é uma proteção especial conferida pelo art. 5º, inciso X, da Constituição Federal, além do Código Civil (art. 20). Mesmo em relações de trabalho, a imagem do empregado não pode ser utilizada sem sua anuência, salvo nos casos legalmente previstos.
Assim, para fins que não se enquadram na execução contratual — como divulgar em site institucional, redes sociais ou peças publicitárias — é necessário obter autorização firmada por escrito. Preferencialmente, o documento deve conter:
– Finalidade clara e específica do uso
– Período de utilização
– Possibilidade de revogação
– Canais para exercer os direitos previstos na LGPD (acesso, correção, exclusão etc.)
A ausência desse cuidado pode gerar litígios trabalhistas ou ações indenizatórias, que em última instância causam prejuízo financeiro e afetam os balancetes da empresa.
Relação entre a LGPD e compliance empresarial
A conformidade com a LGPD passou a fazer parte da agenda de compliance em empresas que desejam manter boas práticas corporativas. Do ponto de vista jurídico e contábil, o compliance com a LGPD:
– Reduz riscos legais e fiscais
– Melhora controles internos
– Profissionaliza o relacionamento com empregados e terceiros
– Protege a empresa contra denúncias, autuações e passivos judiciais
Incorporar rotinas de consentimento, revisão contratual, controle de acesso e cronogramas de retenção são passos que unem o jurídico e a contabilidade numa frente única de governança.
Como advogados e contadores podem colaborar nessa área
Advogados podem atuar na revisão de contratos de trabalho, políticas de privacidade internas, termos de uso de imagem e estruturação do programa de privacidade.
Já os contadores exercem papel fundamental na aplicação rotineira das regras de proteção de dados, especialmente no RH, folha de pagamento, envio do eSocial e manutenção dos livros contábeis.
Além disso, ambos os profissionais podem coatuar na elaboração de mapeamentos de dados, análises de risco e resposta a incidentes (data breaches), que exigem compreensão tanto jurídica quanto operacional do negócio.
O alinhamento entre essas áreas também antecipa problemas e prepara a empresa para auditorias, diligências de compra e conformidade regulatória com outros setores, como saúde financeira e registros societários.
Vantagens estratégicas para os negócios ao cumprir a LGPD
Empresas que adotam condutas aderentes à LGPD colhem benefícios tangíveis e intangíveis. Em especial, destacam-se:
– Melhoria na relação com os empregados, reforçando a noção de respeito e proteção à privacidade
– Redução de custos jurídicos com prevenção de ações e passivos
– Aumento do valor de mercado nos processos de fusões, aquisições ou investimentos
– Maior controle operacional interno sobre o ciclo de vida dos dados
– Cumprimento de normas de fundos nacionais e estrangeiros que exigem critérios ESG e conformidade com normas de privacidade
Essas vantagens são especialmente relevantes para empreendedores que buscam crescimento sustentável, escalabilidade e atuação segura em mercados regulamentados.
Recomendações práticas para empreendedores e empresas
Com base na articulação entre Direito e Contabilidade, recomenda-se que empresas adotem as seguintes práticas:
Formalize consentimentos
Insira nos processos de contratação e emissão de crachás, formulários claros de consentimento para uso da imagem, com base na LGPD.
Implemente políticas internas claras
Tenha políticas de privacidade específicas para empregados, em linguagem acessível, com apoio do setor jurídico.
Mapeie os fluxos de dados
Identifique onde, por quem e para que finalidade dados pessoais dos empregados são tratados, inclusive por terceiros (softwares, contabilidades externas, prestadores de serviço etc.).
Evite exposição desnecessária
Use dados e imagens com parcimônia, avaliando se há base legal para cada situação e necessidade real do uso.
Registre decisões jurídicas e técnicas
Documente os fundamentos legais e os critérios adotados para o tratamento dos dados, o que pode servir como defesa em eventual fiscalização ou reclamatória.
Conclusão
O tratamento adequado de dados pessoais de empregados deixou de ser apenas uma preocupação ética e tornou-se um dever legal com implicações contábeis, tributárias e financeiras. Entender profundamente a LGPD permite que advogados e empresários se antecipem a riscos, protejam seu negócio e aprimorem suas estratégias de gestão de pessoas e compliance.
Ao integrar a gestão de dados com a contabilidade e a assessoria jurídica, as empresas aumentam sua eficiência operacional e posicionam-se de forma mais segura no mercado.
5 perguntas e respostas após a leitura do artigo
1. Posso usar a foto dos meus funcionários no site sem autorização?
Só é permitido mediante consentimento expresso e por escrito, salvo quando o uso for estritamente necessário à execução do contrato de trabalho ou exigência legal, o que raramente se aplica a usos publicitários.
2. É necessário registrar o consentimento do empregado por escrito?
Sim. O consentimento precisa ser documentado para que haja segurança jurídica. Um e-mail formalizado, contrato ou termo de cessão específico é recomendável.
3. O uso indevido da imagem de um colaborador pode gerar multa contábil?
Sim. Pode gerar multa administrativa da ANPD ou judicialmente por meio de ação indenizatória, afetando o resultado contábil através de provisão de contingência judicial e impacto na DRE.
4. Quem dentro da empresa é responsável pelo cumprimento da LGPD?
A empresa deve designar um responsável (encarregado de dados ou DPO), mas o cumprimento depende da integração entre setores: jurídico, contabilidade, RH, TI e direção.
5. Há custos para adaptar minha empresa à LGPD?
Sim, mas são equilibrados diante dos benefícios. Custos com assessoria jurídica, revisões contratuais e treinamento são investimentos que reduzem riscos futuros e melhoram a governança corporativa.
Aprofunde seu conhecimento sobre o assunto na Wikipedia.
Este artigo foi escrito utilizando inteligência artificial a partir de uma fonte e teve a curadoria de Vanessa Figueiredo Graça, contadora com ênfase em Auditoria e advogada, com mais de 25 anos de experiência no mercado. Pós-graduada em Direito Tributário, Processo Tributário e Contratos, Vanessa é especialista em áreas fiscais, tributárias, gestão contábil estratégica e recursos humanos. Ao longo de sua carreira, liderou a contabilidade de centenas de empresas de pequeno, médio e grande portes, desenvolvendo soluções personalizadas e eficientes para otimização tributária e conformidade fiscal. À frente de uma equipe altamente especializada, Vanessa foca em atender empreendedores e advogados, oferecendo planejamento tributário estratégico e gestão contábil adaptada às necessidades do mercado jurídico. Na IURE DIGITAL, Vanessa utiliza sua vasta expertise para oferecer uma consultoria contábil moderna, auxiliando advogados e seus clientes em processos como abertura de empresas, regularização fiscal e gestão financeira. Sua abordagem prática e assertiva transforma desafios tributários em oportunidades de crescimento, contribuindo diretamente para a sustentabilidade e o sucesso dos negócios.
Assine a Newsletter no LinkedIn Empreendedorismo e Advocacia.
