Tratamento de Dados Pessoais no RH: O que Advogados e Empreendedores Precisam Saber
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018), conhecida como LGPD, trouxe importantes impactos para o mundo empresarial — e isso inclui implicações diretas no setor de Recursos Humanos. Advogados e empreendedores devem compreender essas implicações sob o ponto de vista jurídico, contábil e financeiro, especialmente nos aspectos que envolvem segurança jurídica, planejamento tributário e controle de riscos.
Por que a LGPD afeta a contabilidade e a gestão de negócios?
O tratamento de dados pessoais por empresas não é apenas uma questão de tecnologia e segurança da informação; é também um elemento estratégico para a gestão contábil, fiscal e jurídica. Isso porque o tratamento inadequado desses dados pode gerar sanções que comprometem a saúde financeira da empresa e expõem o negócio a passivos trabalhistas e tributários.
Do ponto de vista contábil, falhas na conformidade com a LGPD podem causar autuações administrativas que afetam os balanços, reduzem a rentabilidade e até impedem acesso a linhas de crédito. Para advogados e empreendedores, isso representa um desafio e uma oportunidade: quem antecipa-se às exigências legais pode evitar prejuízos e até obter vantagem competitiva.
Dados Pessoais e Contratos de Trabalho
No ambiente de RH, a empresa é considerada controladora dos dados dos seus colaboradores e candidatos. Por isso, é fundamental mapear todas as entradas, saídas, finalidades e armazenamentos desses dados.
A base legal para esse tratamento precisa estar expressa em algum dos fundamentos permitidos pela LGPD, como a execução de contrato (Art. 7º, V) ou o cumprimento de obrigação legal e regulatória (Art. 7º, II), aplicável, por exemplo, à coleta de dados necessária para o recolhimento de tributos e contribuições previdenciárias.
Advogados devem revisar os contratos de trabalho, termos de confidencialidade e políticas internas de privacidade para garantir que estejam aderentes à LGPD. Essa análise evita litígios trabalhistas e ajuda a construir uma governança jurídica sólida e eficiente.
Consequências Fiscais e Contábeis da Não Conformidade
Muitos profissionais subestimam o impacto que a LGPD pode gerar no campo financeiro. As sanções previstas na lei vão além das advertências e multas máximas de 2% sobre o faturamento da empresa (limitadas a R$ 50 milhões por infração, conforme Art. 52). Elas também podem causar perdas indiretas:
– Interrupção de operações contratuais com parceiros que exigem adequação à LGPD.
– Cancelamento de certificações de conformidade utilizadas para acesso a incentivos fiscais ou linhas de crédito específicas.
– Baixa de receita por afastamento de clientes que exigem garantias de compliance.
Além disso, contingências jurídicas e fiscais não previstas pela contabilidade — como uma ação cível ou trabalhista por vazamento de dados — podem impactar seriamente o fluxo de caixa. Portanto, incluir o risco de privacidade na matriz de riscos do negócio é fundamental.
Como o Compliance com a LGPD Valorização a Empresa?
Empresas adequadas à LGPD têm maior transparência, controle e governança — e isso é bem-visto por investidores, parceiros de negócios, bancos e o próprio mercado.
Do ponto de vista contábil, a conformidade pode ser registrada e apresentada em auditorias, como parte do compliance regulatório e dos indicadores de controle interno. Isso melhora a classificação de risco da empresa e pode representar:
– Redução nas taxas de juros em financiamentos.
– Melhores condições contratuais com fornecedores e clientes.
– Facilidade na participação em licitações e contratos com o setor público.
Para o advogado corporativo, esse é um argumento valioso na negociação de cláusulas contratuais que envolvem sigilo, responsabilidade civil e penalidades por violação à privacidade.
LGPD e Terceirização de Processos de RH
Empresas que terceirizam parcial ou totalmente suas atividades de RH (folha de pagamento, benefícios, recrutamento) devem estar atentas à responsabilidade solidária prevista pela LGPD entre o controlador e o operador dos dados.
Isso significa que mesmo que o erro parta da empresa prestadora de serviços, a contratante também poderá ser responsabilizada. Por isso, os contratos com terceiros precisam prever cláusulas específicas a respeito do tratamento de dados pessoais, além de prever mecanismos de auditoria, revisão e indenização em caso de falhas.
Para advogados, essa é uma cláusula sensível do ponto de vista contratual, e para os empreendedores, um risco operacional que precisa de controle jurídico e contábil.
Encarregado de Dados e Estrutura de Controles
A LGPD exige que as empresas nomeiem um Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (Data Protection Officer – DPO), como previsto no Art. 41 da lei. Esse profissional deve ser responsável por:
– Receber comunicações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
– Orientar os colaboradores e terceiros sobre práticas de proteção de dados.
– Supervisionar a implementação de controles internos.
Empresas que já têm estrutura de compliance ou auditoria interna devem integrar essas funções ao planejamento contábil e jurídico do negócio, de modo a garantir coerência entre os processos financeiros, trabalhistas e tributários que envolvem o tratamento de dados.
Vantagens Competitivas de uma Política de Privacidade Bem Estruturada
Empresas que desenvolvem políticas claras de privacidade no âmbito do RH demonstram maturidade organizacional. Isso reforça a cultura de controle e integridade — essenciais para escalabilidade e confiança no mercado.
Além do ganho reputacional, há benefícios estratégicos:
– Redução do passivo trabalhista com maior segurança jurídica nos contratos.
– Melhoria dos indicadores de ESG (Environmental, Social and Governance), ponto de atenção crescente em investimentos institucionais.
– Capacidade de internacionalização, pois muitos países exigem políticas de privacidade equivalentes ao GDPR europeu.
Ou seja, conformidade com a LGPD não é apenas obrigação legal: é parte essencial da sustentabilidade do negócio.
Como Iniciar um Programa de Aderência à LGPD no Setor de RH?
O processo é multidisciplinar e deve envolver as áreas jurídica, de contabilidade, de segurança da informação e de gestão de pessoas, passando por etapas como:
1. Mapeamento de Dados
Identifique quais dados pessoais de empregados, candidatos, estagiários e terceiros são coletados, por quem, onde são armazenados, qual o prazo de retenção e qual a base legal de uso.
2. Diagnóstico de Riscos
Avalie a maturidade da organização frente à LGPD. Isso inclui a existência (ou não) de registros de tratamento, cláusulas contratuais, medidas de segurança e treinamentos.
3. Implementação de Políticas Internas
Crie manuais de conduta, revise políticas de privacidade e uso de dispositivos por parte dos colaboradores e implemente rotinas de autorização e revogação de consentimentos, quando for o caso.
4. Reestruturação Contratual
Advogados devem reavaliar cláusulas de contratos de trabalho, previdenciários, sindicatos e fornecedores de RH para que estejam em conformidade com a legislação.
5. Investimento em Tecnologia e Integração Contábil
Softwares de folha de pagamento, controle de ponto e sistemas ERP precisam de atualização para suportar a estrutura da LGPD. Isso requer integração com a contabilidade para assegurar o correto arquivamento de comprovantes legais.
Conclusão
A convergência entre a LGPD, a contabilidade e o direito empresarial é inevitável. Profissionais de Direito e empreendedores atentos a essa realidade encontrarão não apenas conformidade regulatória, mas também oportunidade de diferenciação e crescimento sustentável.
A gestão estratégica de dados no âmbito de RH representa uma nova fronteira da governança corporativa, em que a proteção jurídica e a viabilidade financeira caminham lado a lado.
5 Perguntas e Respostas sobre a LGPD no RH para Profissionais Jurídicos e Empreendedores
1. Quais são os principais riscos contábeis relacionados à LGPD?
Multas administrativas, passivos ocultos em ações trabalhistas, custos com adequações tecnológicas e interferência em auditorias fiscais são riscos diretos do não cumprimento da LGPD no setor de RH.
2. A nomeação de um encarregado de dados é obrigatória para empresas de menor porte?
A ANPD publicou resoluções com critérios de flexibilização, mas a nomeação do encarregado é fortemente recomendada, até para microempresas, como forma de reduzir riscos e evidenciar boa-fé.
3. Consentimento do colaborador é sempre necessário?
Não. Na maioria dos casos, o tratamento de dados pelo RH é baseado em execução de contrato ou obrigação legal. O consentimento é necessário apenas para usos específicos que não se enquadrem nesses fundamentos.
4. Posso transferir dados de funcionários para um sistema de folha terceirizado sem aval jurídico?
Não. Qualquer processamento de dados por terceiros deve ser respaldado por contrato formal e cláusulas de responsabilidade e segurança da informação conforme a LGPD.
5. Como isso impacta a avaliação de crédito da empresa?
Empresas conformes com a LGPD têm melhor reputação, reduzem riscos operacionais e são mais bem avaliadas por instituições financeiras e investidores. Isso melhora o rating e reduz o custo de captação.
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Este artigo foi escrito utilizando inteligência artificial a partir de uma fonte e teve a curadoria de Vanessa Figueiredo Graça, contadora com ênfase em Auditoria e advogada, com mais de 25 anos de experiência no mercado. Pós-graduada em Direito Tributário, Processo Tributário e Contratos, Vanessa é especialista em áreas fiscais, tributárias, gestão contábil estratégica e recursos humanos. Ao longo de sua carreira, liderou a contabilidade de centenas de empresas de pequeno, médio e grande portes, desenvolvendo soluções personalizadas e eficientes para otimização tributária e conformidade fiscal. À frente de uma equipe altamente especializada, Vanessa foca em atender empreendedores e advogados, oferecendo planejamento tributário estratégico e gestão contábil adaptada às necessidades do mercado jurídico. Na IURE DIGITAL, Vanessa utiliza sua vasta expertise para oferecer uma consultoria contábil moderna, auxiliando advogados e seus clientes em processos como abertura de empresas, regularização fiscal e gestão financeira. Sua abordagem prática e assertiva transforma desafios tributários em oportunidades de crescimento, contribuindo diretamente para a sustentabilidade e o sucesso dos negócios.
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