Obrigatoriedade da RAIS: Implicações Contábeis e Jurídicas para Empresas e Escritórios de Advocacia
Empreendedores e advogados frequentemente se deparam com obrigações acessórias de natureza contábil e fiscal que, embora pareçam meramente burocráticas, impactam diretamente na regularidade jurídica e financeira de seus negócios. Entre estas obrigações se encontra a RAIS – Relação Anual de Informações Sociais –, um instrumento cuja finalidade ultrapassa a prestação de contas ao governo e carrega implicações importantes para o compliance das empresas.
Neste artigo, vamos explorar em detalhes a natureza jurídica e contábil da RAIS, seu enquadramento nas legislações fiscais e trabalhistas, os riscos associados ao seu descumprimento e os benefícios práticos de sua correta gestão por parte de empresários e advogados.
O que é a RAIS e qual seu fundamento legal?
A RAIS foi instituída pelo Decreto nº 76.900, de 1975, e tem como base legal o artigo 1º desse mesmo normativo. Trata-se de uma obrigação acessória de natureza trabalhista, que visa fornecer ao governo dados sobre o mercado de trabalho formal no Brasil.
Ela se aplica a todas as pessoas jurídicas, com ou sem fins lucrativos, que contrataram empregados regidos pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) em qualquer período do ano-base. Isso inclui sociedades empresárias, sociedades simples (inclusive escritórios de advocacia) e entidades do terceiro setor.
O envio correto da RAIS permite à Administração Pública monitorar estatísticas sobre emprego, além de viabilizar o repasse correto dos recursos relacionados ao abono salarial previsto no artigo 239 da Constituição Federal e na Lei nº 7.998/1990.
Consequências jurídicas e tributárias da omissão ou irregularidade
A falta de entrega ou entrega de informações incorretas na RAIS sujeita a empresa a sanções administrativas, conforme preceitua o artigo 25 da Lei nº 7.998/1990. A penalidade está fixada entre R$ 425,64 e R$ 42.641,00, a depender da quantidade de empregados não informados e do período de omissão, podendo ser atualizada monetariamente.
Contudo, as implicações não se restringem à penalidade financeira. Empresas que não entregam a RAIS corretamente podem ter sérios entraves:
Comprometimento do acesso a crédito
Muitas instituições financeiras exigem certidões negativas ou comprovação de regularidade fiscal e trabalhista para concessão de crédito, financiamento ou renegociação de dívidas. A ausência de RAIS pode impedir a emissão da CND (Certidão Negativa de Débitos) do FGTS ou da Receita Federal, por exemplo.
Suspensão de benefícios trabalhistas
Os colaboradores da empresa também são prejudicados, pois a RAIS serve de base para o pagamento do PIS/PASEP. A omissão de dados pode ensejar reclamações trabalhistas por parte dos empregados prejudicados, demandando defesa jurídica dos empregadores, com base na responsabilidade legal sobre o correto repasse de informações ao sistema eSocial e relações trabalhistas (CLT, arts. 9º e 444).
Implicações no eSocial
Com a consolidação do eSocial como sistema unificado de escrituração digital das obrigações trabalhistas e previdenciárias, a RAIS está aos poucos sendo integrada a esse novo modelo. No entanto, sua exigência permanece para empresas optantes pelo Simples Nacional que ainda não migraram completamente para o eSocial, conforme determinado pela Portaria SEPRT/ME nº 1.127/2019.
RAIS e os escritórios de advocacia: obrigações específicas
Os escritórios de advocacia estruturados como sociedades simples (art. 997 do Código Civil) também estão sujeitos à entrega da RAIS caso possuam empregados. Muitos advogados gestores confundem as naturezas contábil e jurídica do escritório com as regras do Simples Nacional, acreditando que determinadas obrigações são dispensadas para esse tipo societário.
Contudo, uma vez que figurem como empregadores, a RAIS torna-se obrigatória para eles. A não observância desse dever pode acarretar sanções, além de complicações no relacionamento entre sócios e eventuais colaboradores formais, gerando potenciais litígios e encargos retroativos.
Desmistificando a RAIS negativa
Empresas inativas ou que não contrataram empregados durante o ano-base ainda assim devem enviar a RAIS negativa. Esse instrumento, muitas vezes negligenciado, demonstra que não houve movimentação trabalhista e evita a caracterização de irregularidade fiscal por omissão.
Trata-se de um fator relevante para empresas inativas que pretendam futuramente reativar suas atividades e acessar linhas de crédito, participar de licitações públicas (Lei nº 8.666/1993, art. 27) ou obter quaisquer autorizações ou certidões junto ao Poder Público.
Vantagens da regularidade trabalhista para empreendedores
A RAIS, até pouco tempo vista como mera burocracia, passou a ser um importante ativo de compliance contábil, trabalhista e jurídico das organizações. Sua entrega regular e correta implica em inúmeras vantagens para empresas e advogados empreendedores:
Melhor posicionamento comercial e reputacional
A regularidade junto aos órgãos trabalhistas e previdenciários transmite confiança a parceiros comerciais, especialmente em negociações que envolvam fusões, aquisições ou contratos com grandes empresas que exigem due diligence rigorosa.
Facilidade no planejamento tributário e societário
Ambientes de negócio transparentes facilitam a transição de regime de tributação, reorganizações societárias e alterações de quadro societário. Além disso, facilitam planejamentos de otimização de carga tributária ou enquadramento em novos programas fiscais.
Redução de contingências trabalhistas
A entrega correta da RAIS coíbe falhas de folha de pagamento e inconsistências com o eSocial. Essa sinergia entre obrigações legais reduz o risco jurídico trabalhista e previdenciário, base para um relacionamento laboral saudável e juridicamente seguro.
Papel do advogado consultivo nas obrigações contábeis
O advogado empresarial com atuação preventiva tem papel estratégico na orientação do cumprimento das obrigações acessórias, inclusive a RAIS. Junto com o contador, deve avaliar riscos, propor controles internos e orientar a atuação societária e trabalhista formal.
A jurisprudência atual reforça a responsabilidade objetiva dos empregadores por falhas administrativas, mesmo quando causadas por erro contábil terceirizado. Assim, manter o controle jurídico das obrigações fiscais e trabalhistas evita ações regressivas e prejuízos financeiros irreparáveis.
Integração entre Direito, Contabilidade e Estratégia Empresarial
Documentos como a RAIS devem ser inseridos no contexto maior da governança corporativa e da regulação tributária empresarial. O empresário moderno precisa compreender que transparência fiscal e responsabilidade legal não são apenas obrigações legais, mas instrumentos de credibilidade no mercado.
A abordagem multidisciplinar entre direito, contabilidade e finanças gera valor estratégico. Escritórios de advocacia que operam com gestão profissional também se beneficiam deste mindset, tornando-se mais competitivos e seguros juridicamente.
Conclusão
A RAIS vai muito além de uma simples formalidade anual. Ela representa uma peça fundamental na estrutura legal e fiscal da empresa, influenciando diretamente sua relação com trabalhadores, autoridades públicas, instituições financeiras e o próprio mercado.
Ignorar sua importância é abrir espaço para passivos futuros e perda de oportunidades. Integrar o conhecimento contábil ao jurídico, especialmente no que se refere ao cumprimento de obrigações acessórias, é investir na longevidade e sustentabilidade do negócio.
Insights Finais
A disciplina no cumprimento da RAIS não é apenas um ato de regularidade fiscal. É uma ferramenta de gestão de riscos, proteção jurídica e acesso a oportunidades de negócios e crédito.
Valorizar a interseção entre Direito e Contabilidade é um diferencial competitivo para qualquer empresário ou advogado que lide com operações societárias, trabalhistas ou gestão empresarial.
Perguntas Frequentes
1. Escritórios de advocacia são obrigados a entregar a RAIS?
Sim, sempre que mantiverem empregados sob o regime da CLT, mesmo sendo sociedades simples. A obrigatoriedade independe da atividade-fim da empresa.
2. O que acontece se eu não entregar a RAIS?
A empresa poderá ser multada conforme prevê a Lei nº 7.998/1990, além de ficar impedida de obter certidões e prejudicar colaboradores na obtenção do abono salarial.
3. Empresas sem empregados também precisam declarar a RAIS?
Sim. Nesse caso, devem entregar a chamada RAIS negativa, comprovando a ausência de vínculos empregatícios no ano-base.
4. O contador é o único responsável por essa obrigação?
Não. O empregador é o responsável legal. A omissão do contador não exime a empresa de responsabilidade perante a lei e pode gerar ações regressivas.
5. Quem é optante do Simples Nacional precisa declarar RAIS?
Sim. Todas as empresas optantes pelo Simples que possuam empregados devem entregar a RAIS, salvo se já migraram integralmente ao eSocial com obrigações substitutivas.
Aprofunde seu conhecimento sobre o assunto na Wikipedia.
Este artigo teve a curadoria do time da IURE Digital e foi escrito utilizando inteligência artificial a partir de seu conteúdo original em https://www.contabeis.com.br/noticias/71887/prazo-final-para-regularizar-rais-vai-ate-8-de-agosto/.
