Entenda a Importância do DANFE e do XML da Nota Fiscal Eletrônica
Profissionais do Direito e empreendedores atuam em um cenário tributário cada vez mais digital. Nesse contexto, compreender o papel do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) e do arquivo XML da NFe é crucial para uma gestão empresarial segura, eficiente e em plena conformidade legal. O correto domínio desses documentos traz benefícios concretos que impactam diretamente a segurança jurídica, a saúde contábil e o controle financeiro das empresas.
O que são o DANFE e o XML da NFe e qual sua Função Legal?
A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é um documento fiscal digital regulamentado nacionalmente conforme o Ajuste SINIEF 07/2005. Ela formaliza operações de circulação de mercadorias e de prestação de serviços. Seu arquivo principal é o XML (Extensible Markup Language), com validade jurídica garantida mediante assinatura digital do emitente.
O DANFE, por sua vez, é uma representação simplificada da NFe, em papel ou digital. Ele serve para acompanhar a mercadoria durante o transporte e fornece acesso visual resumido das informações fiscais. Contudo, não substitui o XML, sendo considerado apenas um auxiliar.
O artigo 12 do ajuste SINIEF 07/2005 determina que “A escrituração dos livros fiscais será feita com base na Nota Fiscal Eletrônica, devendo manter-se o respectivo arquivo digital à disposição da administração tributária pelo prazo previsto na legislação tributária”. Ou seja, somente o XML tem validade legal para fins fiscais, contábeis e de auditoria.
Obrigações de Guarda e Apresentação
Segundo o artigo 23 do Decreto 6.022/2007 e normas estaduais, tanto o emitente quanto o destinatário da NFe (comprador) são obrigados a guardar o arquivo XML pelo prazo de 5 anos, contado a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da emissão. O descumprimento pode gerar sanções fiscais, autuações e impedimentos em processos de compensação tributária, crédito de ICMS e outros.
Implicações Jurídicas, Fiscais e Contábeis
Dominar a gestão do DANFE e principalmente do XML da NFe permite ao advogado ou empreendedor evitar passivos ocultos. A aquisição de créditos tributários, como ICMS, PIS/COFINS ou IPI, depende do armazenamento correto e da autenticidade das NFe, não apenas do DANFE físico.
Eventuais auditorias fiscais frequentemente solicitam os arquivos XML originais. A apresentação apenas do DANFE não é aceita. Por isso, é central investir em processos organizados e sistemas de backup seguros.
Direito de Crédito Tributário e Riscos Envolvidos
O aproveitamento de créditos fiscais pelo destinatário (comprador) está diretamente condicionado à posse da nota fiscal válida (XML), conforme previsto no artigo 170 do Código Tributário Nacional e nos artigos 19 e 20 da Lei nº 10.637/2002 (PIS/COFINS) e artigo 23 da Lei nº 9.430/96.
A não guarda do XML pode resultar em perda do direito a créditos tributários, pagamento de tributos indevidamente ou exposição a multas fiscais, além de potenciais contingências em operações societárias, due diligences, ou em caso de discussão judicial.
Recuperação e Regularização de XML de NFe: Uma Abordagem Preventiva
No cenário empresarial, erros e omissões acontecem. Não raro, empresas perdem ou deixam de receber o arquivo XML referente a operações mercantis. Conhecer os caminhos legais e técnicos para recuperar ou regularizar esses documentos é fundamental.
Soluções Administrativas e Tecnológicas
A legislação permite a consulta e download do XML diretamente do portal da Secretaria da Fazenda, utilizando chave de acesso e certificado digital. Caso a operação tenha sido realizada por intermédio de terceiros, é direito do destinatário exigir do emitente o envio do XML (artigo 11, §4º, do Ajuste SINIEF 07/2005).
O empreendedor também pode adotar sistemas internos de automação para captura e arquivamento automático de NFe. Essas ferramentas auxiliam na manutenção do compliance, tanto na esfera contábil como tributária.
Responsabilidade Solidária e o Papel dos Advogados
Advogados empresariais têm papel estratégico ao orientar clientes sobre a responsabilidade solidária do destinatário na guarda do XML. A jurisprudência é pacífica ao atribuir corresponsabilidade fiscal, mesmo quando a obrigação principal (emissão da NFe) compete ao fornecedor.
Esse panorama reforça a necessidade de rotinas jurídicas e contábeis integradas, alinhando aquisição de documentos fiscais com o planejamento tributário e a governança corporativa.
Vantagens Práticas na Gestão Eficiente do DANFE e XML para Advogados e Empreendedores
A centralização, automação e controle do processo de emissão, recebimento, arquivamento e recuperação das NFe traz vantagens práticas inestimáveis.
Empresas que implementam soluções inteligentes se antecipam a autuações, sustentam defesas administrativas sólidas e reduzem custos em consultas jurídicas reativas. Além disso, garantem facilidade em auditorias (interna e externa), auditorias do Fisco, processos de reembolso, compensação de tributos e pleitos de restituição tributária.
No Direito Empresarial, o domínio do ciclo completo das NFe possibilita favorecer clientes em pleitos judiciais, recuperações tributárias, discussões de glosa de crédito, compliance e defesa de práticas de boa governança.
Aspectos Críticos na Arquivação, Sigilo e Segurança de Dados
O armazenamento contínuo do XML deve observar requisitos de sigilo e integridade, conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018). Expor ou perder dados fiscais pode gerar não só passivo tributário, mas também responsabilidade por danos a terceiros em processos cíveis e administrativos.
Os advogados e gestores devem adotar medidas técnicas adequadas, como backups criptografados, controle de acesso e autenticação forte dos responsáveis pelo arquivo e consulta.
Recomendações para Prática Segura e Regular
Sugere-se implementar políticas internas claras sobre procedimentos de armazenamento e recuperação de XML, treinando as equipes e auditando periodicamente os fluxos. Em caso de reorganizações societárias, fusões ou aquisições, a correta verificação e cessão do acervo completo de notas fiscais eletrônicas é imprescindível para evitar contingências futuras.
Considerações Finais e Principais Insights
O domínio técnico-jurídico do DANFE e, principalmente, do XML da NFe, deixou de ser apenas uma questão operacional. Trata-se de um diferencial competitivo e de uma exigência central para proteção patrimonial, regularização fiscal, aproveitamento de créditos e redução de riscos.
Ao aliar conhecimento contábil, expertise tributária e visão estratégica, advogados e empreendedores aumentam a segurança das operações e potencializam ganhos financeiros. A transparência e o rigor no trato com a documentação fiscal são os alicerces de práticas empresariais sustentáveis e blindadas contra adversidades legais e fiscais.
Perguntas Frequentes com Respostas
1. Posso usar apenas o DANFE como comprovante fiscal
Não. O DANFE é apenas uma representação gráfica da NFe sem validade legal plena. Para efeitos fiscais e contábeis, apenas o arquivo XML assinado digitalmente é aceito.
2. Qual o prazo de guarda do XML da Nota Fiscal Eletrônica
A legislação vigente obriga a guarda do XML por, no mínimo, 5 anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da emissão, tanto pelo emitente quanto pelo destinatário.
3. O que ocorre se eu perder o arquivo XML da NFe
A perda do XML pode impedir o aproveitamento de créditos tributários, resultar em autuação fiscal e dificultar defesas administrativas ou judiciais. É possível recuperar o XML utilizando o portal da Secretaria da Fazenda, observados os requisitos legais.
4. Posso responsabilizar o fornecedor se ele não enviar o XML
O fornecedor deve enviar o XML ao destinatário, mas este também possui responsabilidade solidária pela guarda do documento. Atenção redobrada deve ser dada à comprovação periódica do recebimento e ao contato formal para obtenção do XML em caso de omissão.
5. Como a gestão eficiente de NFe pode melhorar resultados empresariais
Ao agilizar processos, evitar passivos fiscais, garantir aproveitamento de créditos tributários e reduzir riscos de contingência, sua empresa ganha em produtividade, segurança e potencial econômico, destacando-se no mercado pela conformidade e governança.
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Este artigo teve a curadoria do time da IURE Digital e foi escrito utilizando inteligência artificial a partir de seu conteúdo original em https://www.omie.com.br/blog/danfe-xml-e-nota-fiscal-guia-pratica/.
